La présente politique décrit la manière dont les données personnelles sont traitées dans le cadre du site mairies.rcweb.fr et du service RCWEB Mairies. Elle est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Romain Chabard(micro-entreprise, nom commercial « RCWEB Mairies »), joignable à l'adresse contact@rcweb.fr.
Pour les données des administrés saisies lors des réservations, RCWEB Mairies agit en qualité de sous-traitant de la commune cliente — voir la section 3.
2. Données collectées, finalités et bases légales
2.1 Visiteurs du site
Une mesure d'audience est réalisée pour connaître la fréquentation du site (pages vues, provenance). Elle est anonyme et sans cookie: aucune donnée nominative n'est conservée. L'adresse IP et le navigateur ne servent qu'à générer un identifiant haché, renouvelé chaque jour, qui ne permet pas de réidentifier une personne. Base légale :intérêt légitime (mesure d'audience).
2.2 Demande de rappel
Le formulaire « Demander un rappel » collecte : nom, nom de la commune, adresse électronique, numéro de téléphone et, le cas échéant, un message. L'adresse IP et le navigateur sont également enregistrés à des fins de prévention des abus. Finalité : recontacter la personne. Base légale : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne.
2.3 Comptes utilisateurs (agents des communes)
Pour les agents municipaux disposant d'un accès au service : adresse électronique, nom et rôle. Finalité : gestion des accès et fourniture du service. Base légale : exécution du contrat conclu avec la commune.
2.4 Réservations déposées par les administrés
Lorsqu'un administré dépose une demande de réservation : nom, adresse électronique, téléphone et informations relatives à la demande. Ces données sont traitées pour le compte de la commune (voir section 3).
2.5 Prospection commerciale
Aux fins de démarchage, RCWEB Mairies utilise les coordonnées professionnelles publiques des communes (adresse électronique officielle, téléphone), issues de l'annuaire de l'administration publié en données ouvertes sur data.gouv.fr. Base légale : intérêt légitime (prospection entre professionnels / entités publiques). Chaque communication comporte un lien de désinscription.
3. Le cas des données de réservation (sous-traitance)
Pour les données saisies par les administrés lors d'une réservation, la commune est responsable du traitement et RCWEB Mairies est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. RCWEB Mairies n'agit que sur instruction de la commune et n'utilise pas ces données à ses propres fins.
Un administré souhaitant exercer ses droits sur ses données de réservation doit s'adresser à sa commune. RCWEB Mairies apporte à la commune l'assistance nécessaire pour répondre à ces demandes.
4. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers. Elles sont accessibles à l'éditeur et aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service :
- IONOS — hébergement du serveur applicatif (France, Union européenne).
- Supabase — hébergement de la base de données, dans la région Irlande (eu-west-1), au sein de l'Union européenne.
- Resend — acheminement des courriers électroniques. Ce prestataire est susceptible de traiter certaines données (adresse électronique du destinataire, contenu du message) en dehors de l'Union européenne ; ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
5. Transferts hors Union européenne
RCWEB Mairies privilégie un hébergement et un traitement des données au sein de l'Union européenne. Le serveur applicatif et la base de données sont hébergés dans l'Union européenne (respectivement en France et en Irlande).
Seul l'acheminement des courriers électroniques, assuré par le prestataire Resend, peut impliquer un traitement de données en dehors de l'Union européenne. Ce transfert est alors encadré par les garanties prévues par le RGPD, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Durées de conservation
- Mesure d'audience : 13 mois maximum.
- Demandes de rappel : jusqu'à 3 ans après le dernier contact, sauf transformation en relation contractuelle.
- Comptes et données contractuelles : pendant toute la durée du contrat, puis archivage selon les obligations légales (notamment comptables).
- Données de réservation : selon les instructions et la durée de conservation définies par la commune ; supprimées au terme du contrat la liant à RCWEB Mairies.
- Base de prospection : jusqu'à 3 ans après le dernier contact, ou immédiatement en cas de désinscription.
7. Sécurité
Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour protéger les données : chiffrement des échanges (HTTPS), cloisonnement des accès par commune, contrôle des autorisations selon le rôle, et journalisation des actions sensibles.
8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à contact@rcweb.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.
Pour les données de réservation, la demande doit être adressée à la commune concernée (voir section 3).
9. Cookies et mesure d'audience
Le site ne dépose aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Aucun bandeau de consentement n'est nécessaire :
- La mesure d'audienceest réalisée sans cookie, de façon anonyme (identifiant haché renouvelé quotidiennement). Elle relève de l'exemption de consentement prévue par la CNIL pour la mesure d'audience.
- Les seuls cookies utilisés sont les cookies strictement nécessairesau fonctionnement (maintien de la session des agents connectés), dispensés de consentement.
10. Réclamation
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.
11. Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions légales ou du service. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.